売手側・買手側それぞれの対応準備について、わかりやすく、ポイントを整理

令和5年10月のインボイス制度導入に向け、準備の加速を高めていく時期に入る前に、早い段階で必要となる手順などを整理することを目的に記載しております。

今回は、『売手』『買手』毎に、インボイス制度導入前に留意すべき点をまとめます。

売手側の準備事項

①登録番号の取引先への通知

繰り返しになりますが、
令和3年10月1日以後、適格請求書発行事業者の登録申請が開始され、登録が行われています。
登録手続きはお済でしょうか?

まだ…の企業が多いかと思いますね。

今後ですが、その登録が完了した場合には、制度開始前であっても、継続した取引先などへは、
ぜひとも適格請求書発行事業者の登録を行った旨とその登録番号を通知していきましょう!

その取引先では、制度開始前であっても、
仕入税額控除が制限されていないかどうかを確認しますので、
相手方の登録番号の確認と管理を行っている可能性があります。

また、事前にお伝えすることで、
御社様の管理体制の適正性、相手方企業様を重要視している点を伝える丁寧な行動となると思います。
マイナスはゼロです!

 

②インボイスとなるべき書類の通知

インボイスとなるべき書類については、
インボイス制度導入前後の一定期間、相手方へ周知徹底することも大変に重要なポイントと考えます。

買手側で保存してもらうことでワークする制度ですので、
書類の通知についてもしっかりと対応すべきとなります。

 

例えば…当面の間は、
レジの横に「当店のレシートはインボイス制度対応となっております」などの
周知のための張り紙をしたり、
請求書等に直接に「当請求書はインボイス対応になっております」と赤字で印字するなど…

更には…インボイス制度導入後初めて交付する請求書と一緒に
インボイスとなあるべき書類の告知文面などを同封するなど…
の対応を想定されてもよいかと思います。

他社との差別化ともなろうかと思いますね。

また、継続した取引先へは、
インボイスとなるべき書類の摺り合わせも含めて、もっと早い段階で周知徹底すべきですね。

 

③制度開始前のインボイスの交付はあり?

適格請求書発行事業者の登録後、令和5年10月1日の制度開始前に、
区分記載請求書等をインボイスとなるべき書類に改定して交付しても、全く問題ございません!

インボイスの必要事項が記載されていれば、区分記載請求書等の必要事項も満たすことになるからです。

従いまして…

今からでも、制度開始前におけるインボイス対応への書類の切り替えは、
むしろ率先して行って頂いて良いかと思います。

インボイス制度導入後のインボイスはより重要性が格段に上がります。

制度が開始されてから、インボイスとなるべき書類の周知徹底がなされていなかった、
あるいは、記載すべき事項にミスがあったというのでは… 相手側にも迷惑がかかります。

それよりも、早めにインボイスとなるべき書類を交付(公表)することで、
相手方に対して、こちらの登録番号を制度開始前に開示することもできますし、
インボイスとなるべき書類の周知徹底もできることになります。

重要なデモンストレーションとして考えて頂き、
適切なタイミングで混乱なくインボイス対応へと切り替えて頂ければと思います。

ぜひご検討ください!

買手側の準備事項

重要なのは…むしろ当社が買手側、
つまり仕入税額控除を取る立場となる取引についてかと思います。

想定される項目について、一定の取り扱いを事前に確認・整理して行きましょう。

 

①インボイス制度における経費の立替払い

事業者間で経費の立替払いはよくあるかと思います。

通常は、インボイスの宛名には、その立替払いを行った事業者の名称などは記載され、
本来経費を負担すべき事業者の名称などは記載されていませんよね。

このような場合には、本来の経費負担者である事業者が、
その立替払いを行った事業者から、そのインボイスとその事業者が作成した立替金精算書等の交付を受け、
これらの書類を保存することによって、仕入税額控除の適用を受けることができます。

従って、立替払いが通常発生する場合には、
相手先と精算書等について事前の摺り合わせを行っておきたいところです。

なお、この場合には、その立替払いを行った事業者は、
適格請求書発行事業者である必要はない点も触れております。

 

②売掛金の決済時に差し引かれる振込料

売掛金を銀行振り込みにより受け取る場合で、
その振込手数料を売手側が負担することとしているケースでは、
その振込手数料を差し引いた金額が振り込まれることになります。

この場合…この振込手数料については、売上側と買手側において以下のように処理することになります。

【具体例】

請求金額:55,000円(税込)、振込手数料:880円(税込)、振込金額:54120円

 

 1)振込手数料を買手側の課税仕入れとする場合

[売手側]

・振込手数料相当額の売上に係る対価の返還等に該当(…売上値引)

 

[買手側]

・買掛金と支払金額との差額が仕入れに係る対価の返還等に該当

・振込手数料が課税仕入れに該当(…手数料計上)

 

⇒ 売手側では買手側に対して返還インボイスを交付することになります。

⇒ 一方、買手側では、たとえ3万円未満の少額取引であっても、
インボイスの保存が仕入税額控除の条件となってしまいます。
従って、買手側では振込金受取書などのインボイスを保存する必要があります。

なお、ですが… ATMによる振り込みの場合には、
税込み3万円未満の自動サービス機による取引に該当するとなり、
この場合はインボイスの保存は不要となります。

 

 2) 振込手数料を売手側の課税仕入れとする場合

[売手側]

・振込手数料が課税仕入れに該当(…手数料計上)

 

[買手側]

・処理なし

 

⇒ このケースでは、売手側が支払うべき振込手数料を買手側が立替払いし、
これを買掛金の決済時に精算したと考えられます。

したがって、売手側が振込手数料に係る仕入税額控除を行うためには、
買手側から振込金受取書などのインボイスを受領
(上述のとおりATMによる振り込みの場合にはインボイス不要)するとともに、
別途作成した精算書(こちらも上述した上記①参照)の交付を受けとることなります。

しかし…原則的には上記の扱いとなりますが、かなり煩雑となります。

おそらく、現実的な処理は…上記 1) の方法となるかと思います。

その場合にも、事前に振込手数料相当額については、売手側と買手側とで合意しおき、
売上側が交付するインボイスに予め振込手数料相当額に係る返還インボイスの必要事項を記載し、
1枚の書類にまとめて交付する…
といったところが現実的かと思いますので、
忘れることなく、振込手数料についても相手方と認識を合わせるようにしましょう。

しかし、実務上は、
買手側で売上側の許可もなく勝手に支払代金から振込手数料を差し引いて決済するという、
売手側の立場からすると失礼極まりないケースも多々あるかと思います。

インボイス制度導入後は、
上記【具体例】の書類のやり取りが必要となるわけですので、
これまで曖昧であった振込手数料の取り扱いについても、
このインボイス制度導入を理由に整理することも、
大変意義あることかと思いますので、ぜひとも相手方と整理してみてください。

④家賃の支払いとインボイス制度

店舗や事務所の賃貸借契約において、月極家賃の支払いをされている方は多いと思います。
現状、家賃の支払時には請求書や領収書の授受を行っていないのが一般的かと思います。

しかし、インボイス制度導入後に仕入税額控除を行うためにはインボイスの保存が必要となります。

この場合、賃貸人(適格請求書発行事業者)にはインボイスの交付義務がありますから、
賃借人が賃貸人から、支払の都度インボイスの交付を受け、
あるには一定期間分の賃借料について、まとめてインボイスの交付を受け、
これを保存するなどの方法が想定されます。

なお、インボイスにすべての情報が記載されている必要性はないため、
複数の書類・証憑で記載事項のすべてが確認できれば全く問題ございません。

ですから…例えば…

家賃の口座振替や口座振り込みを行っている場合などが一般的かと思いますので、
その場合は賃貸契約書に登録番号等を記載してもらう…などして、
複数の書類全体をもって、その記載事項を満たすような対応も認められます。

 

【想定具体例】

  • 賃貸人の氏名又は名称 : 契約書又は通帳履歴で把握
  • 登録番号       : 契約書で把握
  • 取引年月日      : 通帳履歴で把握
  • 取引内容       : 契約書で把握
  • 取引金額及び税率   : 契約書又は通帳履歴で把握
  • 消費税額       : 契約書で把握
  • 賃借人の氏名又は名称 : 契約書又は通帳名義で把握

 

インボイス制度導入以前から契約書内容について整理したいところです。
必要に応じ契約書の改定、契約のまき直し対応もあります。

また既存の契約内容はそのままに、インボイスの記載事項の不足項目についてのみ、
その内容を一定の書面又は覚書などを交付するといった対応も当然認められます。

店舗家賃や事務所家賃については、
支払額が比較的高額な課税仕入れ項目であると思いますので、
また継続発生することからも、このタイミングで…
そもそも大家さんが適格請求書発行事業者であるのか?? どうかも含め、
今後の対応方針を整理・確認しておきたいところです。

また…大家さんが、当初は適格請求書発行事業者であったとしても、
将来の賃貸借契約期間の途中で適格請求書発行事業者でなくなる可能性も当然ありますし、
相続が発生することも考えられます。

従って、年1回程度、不動産仲介会社などを通じ大家さんの状況を確認するや、
契約書等に「適格請求書発行事業者でなくなった場合にはその旨を遅滞なく通知する」などの項目を追記する…
なども検討したいところです。

大家さん側の対応 についても触れておきます。

適格請求書発行事業者である大家さんは、相手方の求めがあった場合には、
インボイスを交付する義務があります。

ただしです…物件数が多数となる場合には、
これまで無かったインボイス発行対応を1件ずつ対応するのも大変です。

このような場合には、上述した内容を参考にして頂き、
契約書の記載内容を工夫し、インボイスの交付を省略する準備を進めていきましょう。

繰り返しになりますが…
これまでになかったインボイス交付義務はあります。

できる限りトラブルとならないよう、新規契約はもとより、既存契約についても、
賃借人のためにも「インボイスの交付ではなく、契約書等の記載内容等で対応する」旨を明確にし、
認識を合わせておきましょう。

 

④旅費交通費の留意点について

今後ですが、営業社員などが立替払いをする出張旅費や社員に対して支払をする通勤手当などについては、
インボイスの保存が必要なものなのか、
あるいは帳簿のみの記載で事足りるものなのか…  細かい判定が必要となります!

しっかりと判定できる体制を整えていきましょう。

1)公共交通機関の運賃

税込価額3万円未満の運賃については、インボイスの保存が不要となりますが、
その保存すべき帳簿に通常の記載事項に加え
「3万円未満の鉄道料金」などのコメントを記載することで仕入税額控除を行うことができます。

特急料金、急行料金及び寝台料金はこの公共交通機関特例の対象となります。

なお、そうそうないかと思いますが、「入場料金はこの特例の対象外」となります点、ご留意ください。

3万円未満かどうか…1回あたりの取引金額で判定となります。

従って、例えば…
東京⇒大阪の運賃が1人:13,000円…これを4人分まとめて購入する場合…
には切符1枚ごとの金額ではなく、
その取引金額である52,000円で判定となりますので… 今後の購入の仕方には留意して下さい。

なお、新幹線の乗車券など、
改札機で回収されてしまうものは当然保存不要となります。
この場合は、帳簿に通常の記載事項の他「乗車券など」のコメント追記が必要となります。

 

2) 出張旅費、宿泊費、日当等について

支給する出張旅費、宿泊費、日当等のうち
「その旅行に通常必要であると認められる部分」については、
インボイスの保存は不要となります。

その場合も、その保存すべき帳簿に通帳の記載事項に加え
「出張旅費等」などのコメントを記載することで仕入税額控除を行うことができますので、
実務の簡便性からも帳簿要件に留意しましょう。

 

3) 通勤手当について

支給する通勤手当についても上記と同様に「通勤に通常必要と認められる部分」については、
インボイスの保存は不要となり、保存すべき帳簿に通常記載事項に加え
「通勤手当」である旨のコメントを記載することで仕入税額控除は可能となります。

 

⑤交際費やタクシー代・代行費用などについて

今後の居酒屋などでの交際費について…は、
その居酒屋がインボイスを発行できる適格請求書発行事業者であるかの確認は重要となりますね。

交際費は場合によっては高額となる可能性もありますので、事前確認が重要です。

また個人タクシーや代行業者についても同様です。
そのタクシードライバーなどがインボイスを発行できる適格請求書発行事業者であるかどうか…
を見極めて利用する必要性がでてきそうです。

 

これまで5回に分けてインボイス制度のポイント整理について、消費税の概要から進めてきました。

インボイス制度の導入をうまく使い、
ぜひとも実務処理の整理、改善につなげて頂ければと思います。

そのためには早めの準備が何より重要となります!!

迫ってきたインボイス制度、ぜひとも内部管理の質向上となるように取り組んで行きましょう!

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