社員の入社手続について
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「入社時の手続」

社員の入社に必要な手続きは、社員から様々な個人情報を聞き取ってから進める必要があります。手続きが遅れると会社の事務が煩雑になることや、社員自身にも迷惑がかかりかねないので、内定が決まり次第、準備に取り掛かると、入社の手続きがスムーズに進みます。

 

社員の入社に必要な手続きは、会社内で完了する手続きと税金や雇用保険や社会保険のように会社から外部に届け出る手続きとに分けられます。外部に届け出る手続きは、実際に社員が入社した日以降でないと、届け出ることができませんが、会社内で完了する手続きは、新入社員が仕事を開始するために必要になるので、入社前には完了していることが望ましいでしょう。

入社の内定が決まったら準備を始めるべき手続き

雇用契約書

社員の入社内定が決まると、書面で会社と社員との雇用契約を取り交わすのが一般です。雇用契約書には、社員の正式な名前や住所、入社日や給与の金額が明記することが必須ですので、雇用契約書で、最終的に確認しておきます。

新入社員の連絡先

また、採用までには、面接の日程調整や内定を通知するために、採用担当者と社員とは何度もやり取りをしているので、採用担当者から社員の連絡先を引き継ぎます。

マイナンバー、雇用保険被保険者証、年金手帳、住民票、のコピー

連絡先を訊いたら、社員からマイナンバー、雇用保険被保険者証、年金手帳、住民票、のコピーを預かります。以前は、雇用保険被保険者証、年金手帳、住民票などは、現物を会社で保管している会社も多かったのですが、個人情報保護法が制定されている現在では、事務処理にミスがないように、本人であることの確認や、氏名の記載や住民登録されている住所、年金番号などを確認する意味で預かるのでコピーでも十分です。また、住民票には、本籍や筆頭者、変更事項は不要なので、記載の省略をしてもらいましょう。

給与所得者の(異動)申告書

また、給与の支払いに必要な情報として、給与所得者の(異動)申告書を記入してもらい、通勤手当の金額や給与振込口座を訊いておきます。給与所得者の扶養控除等(異動)申告書は、給与の支払い時に源泉徴収する所得税額の計算に必要です。通勤手当の金額や給与振込口座については、会社のルールに従いましょう。

入社前の健康診断の受診

さらに、労働安全衛生法により、入社前の健康診断の受診が義務づけられています。入社後に法定の診断項目の健康診断を受けるように手配しましょう。もし、入社3ヶ月以内に受診したものがあれば、そのコピーが代わりとなりますので、提出してもらいます。

前職の源泉徴収票

年の途中に入社した場合には、前職の源泉徴収票を提出してもらいます。年末調整を行う時期に、前職の給与と合わせて、所得税額の調整を行う必要があるからです。12月に支給される給与で、その年の1月から12月までの年収から所得税の金額を調整します。前職の最後の給与の支給が、入社日以降になる場合などで、源泉徴収票の提出が入社日以降になる時は、年末調整の時期までに提出してもらうように依頼しましょう。

特別徴収に係る給与所得者異動届出書

さらに、社員が住民税の特別徴収を希望する場合には、前職の会社が作成した特別徴収に係る給与所得者異動届出書を受け取りましょう。

健康保険被扶養者(異動)届、国民年金第3号被保険者資格届

また、社員が既婚者で配偶者が被扶養者であるとか、子供や両親などを扶養している場合には、健康保険被扶養者(異動)届を提出してもらいます。健康保険組合によっては、扶養されている事実を証明する追加の書類、たとえば学生証とか、納税証明書などが必要になりますので、会社が加入している健康保険組合に確認しましょう。また、配偶者を扶養している場合には、国民年金第3号被保険者資格届を提出してもらいます。

入社日までには完了しておくとよい手続き

社員が、会社で仕事を行うためには、会社は様々なものを貸与する必要があります。入社初日は、オリエンテーションや、PCやアプリケーションに社員自身でパスワードの設定をするなど、忙しくなることが普通です。そこで、会社が貸与するPCやアイフォン、タブレットなどのIT機器、メールアドレスや各種のアプリケーションのアクセス権の付与の申請や、制服、名刺や社員証、セキュリティカードなどの手配は、はやめに進めておくことが望ましいでしょう。

名刺には、社員の名前やメールアドレスを記載しますが、社員によっては住民票記載の名前ではなく、旧姓などの別の呼称を使うことがあります。そのような希望があったら、社員の上司や関係者に確認をとって名刺の作成の手配をすると安心でしょう。

入社日以降にすべき手続き

雇用保険や社会保険の手続

入社日になると、雇用保険や社会保険の手続きを進めることができます。

雇用保険は、雇用保険被保険者資格取得届を記入して会社の管轄のハローワークに提出します。健康保険組合では、健康保険資格取得の手続きをしますが、扶養家族がいる場合には、健康保険被扶養者(異動)届と必要な添付書類も提出します。なお、前職の会社で資格喪失の手続きをしていないと、資格取得の手続きが進まない場合もあります。健康保険証が発行されるまでに時間がかかる場合には、加入手続が進行していることを証明する文書を健康保険組合に作成してもらって、社員とその扶養家族が医療をいつでもうけられるように配慮することも必要になるでしょう。

 また、初回の給与計算を行う前に、特別徴収に係る給与所得者異動届出書を発行されている地方自治体(市役所や区役所)に提出します。

 初回の給料が支払われる頃までには、健康保険証の発行などの全ての入社の手続きが完了するのが一般的です。

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