2020年1月電子帳簿保存法改正 紙の領収書、請求書いらなくなるの? 事務処理規程の作り方など
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電子帳簿保存法 3つのパターン

2022年1月から電子帳簿保存法の改正があります。

国税庁 電子帳簿保存法が改正されました

簡単に書かれていることをまとめてみると

まずは、三つのパターンに分かれます。

①電子帳簿などの保存

②スキャナ保存

③電子取引

それぞれルールが異なります。

①紙でもらう帳簿などについては、電子保存でも紙保存でも良いです。

②紙で領収書とか注文書などをもらった場合は、スキャナーで保存します。電子保存でも紙保存でも良いです。

今回、色々と注意しなければいけないのが③ですよね。電子取引データを貰ったケースです。

③電子取引については、電子保存のみで紙保存はダメです。インターネットでのお買い物をして領収書請求書注文書などをダウンロードしたりしてPDF等でもうらようなケースですね。

アマゾンとかで買い物している会社さんも多いと思いますが、領収書をダウンロードできると思います。私などは、楽天でんきとかも領収書が電子データなのでそういうのもあたりますね。あとはメール添付で請求書などをもらうこともあるでしょうが、こういうのも2020年1月から紙で印刷してもダメでそのままつかってくださいと言うことになります。

請求書もでないようなものは、画面スクショで印刷していたりしていたと思いますが、そういうのもスクショをそのままつかってくださいということになります。

電子取引データの紙出力保存は、原則廃止なのです。

これだけですと、紙で出力しなくて良いのか最高。パソコンに保存しておけばいいのねって思う人も多いかもしれませんが、そんなことは税務署は許してくれません。

電子取引データの保存要件

電子取引の保存方法は、大きく分類して3つに分かれます。

  1. タイムスタンプを付与する方法+検索機能
  2. 削除できない・訂正記録つくようなシステム使う方法+検索機能
  3. 事務処理規程を作る方法+検索機能

1.タイムスタンプは、領収書発行する先方がタイムスタンプ押してくれても良いですし、貰った方がタイムスタンプ押すのも良いでしょう。

タイムスタンプは、簡単に言うと電子取引データに時刻のスタンプ情報を付与するものですね。これは今までのスタンドアロンの会計システムを使っているところですと対応が必要になるでしょうね。

私は、たまたまタイムスタンプ付与されるクラウド会計システムのFreeeを使っているので大丈夫そうです。タイムスタンプ機能がついている会計システムを使っているのであれば、電子取引データをそのまま使えますね。

検索機能も必要ですが、最近の会計システムであれば大丈夫でしょう。

2.削除できない・訂正記録つくようなシステムは、あるにはありますが、まぁ大企業の内部統制が徹底されているようなシステムですね。

大企業の場合は、予算もあるのでこういうのをカスタマイズして対応したりするのでしょうが、中小零細企業には難しそうですね。

検索機能も必要ですが、最近の会計システムであれば大丈夫でしょう。

3.事務処理規程を作る方法

手間にはなりますが、システム導入とかを考えずに電子取引データの保存を行うには、事務処理規程をつくル方法があります。

電子帳簿保存をするための事務処理規程のサンプルは

国税庁「電子帳簿保存法関係参考資料(各種規程等のサンプル)

にありますので確認して作ってみると良いでしょう。

 

システムの場合だと検索機能ってのは、システム上で保存されるので検索をしやすいのですが、事務処理規程で運用する場合には、ひと手間必要となります。

国税庁が推奨しているのは、エクセルで年月日、金額、取引先を記載して分かるようにしておくことです。電子データにもわかりやすくファイル名に年月日、取引先などを入れておく必要があるのでしょう。

子保存ができてないとどうなるのか

電子保存をしていないからといって今のところは罰則規程はない。

しかし、青色申告の取消の可能性はあるでしょう。

青色申告の要件に領収書・請求書等の7年間の保管というのがありますが、電子保存ができていないということは、青色申告の要件を満たしていないことになります。

そうなると個人事業主だと65万円控除

法人ならば10年間の赤字の繰越などのメリットが付かなくなりますし、費用なども損金算入としてみとめられない可能性がでてきます。

国税庁「電子帳簿保存法一問一答」

上記リンクに詳しく書いておりまして、税務調査時にきっちりとしていなかった場合、追加の説明や他の資料を提出や取引先等の情報を基にして全て総合的に勘案して判断するそうです。

即座に青色申告が取り消されるということはなさそうですが、結構めんどくさいことになってしまいますよね。

消費税はどうなの?

税金にはいろいろありまして、企業がよく気にするのが法人税と消費税ですが、消費税に関しては、電子取引データを紙で保存しても問題ないです。ただし、税法はコロコロ変わりますのでいつ変わるか分かりません。

 

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名前:龍神 龍太郎
ニックネーム:龍太郎 副塾長

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